תוכנית התקציב – מתכון להתפתחות העסק
מעטים הם האנשים בעולם המודרני שמאמינים בכוחם הנבואי של מיסטיקנים, ועדיין מבקשים כולם לתכנן את עתידם בקפידה; שמענו כולנו את הבדיחה המפורסמת, לפיה כששומע אלוהים את תוכניותיו של האדם, הוא צוחק. בכל זאת, אנשים אינם קופצים בעיניים עצומות לתוך קשר זוגי, בניית משפחה או רכישת נכס – ובצדק!
אם כן, כיצד יתכנו עסקים כל כך רבים שאינם מוכנים לעתידם? מדוע בעלי עסקים מרשים לעצמם לדלג על שלב בניית תוכנית התקציב לתוך עתיד בלתי ברור?
למי נחוצה תוכנית התקציב?
כל עסק באשר הוא יכול להפיק תועלת רבה מתוכנית תקציב. מרבית בעלי העסקים מודעים לכך, אך אינם מכירים את השלבים השונים הכרוכים בתהליך בניית תוכנית התקציב. כך, מתוך חוסר הבנה ואי ידיעה, מוותר בעל העסק על בניית התוכנית, ומניח שכפי שתפקד העסק היטב עד כה, יתפקד גם לעתיד לבוא.
התופעה מתעצמת, כשמדובר בניסיון להגדיר ולפענח משתנים ערטילאיים הצפונים בעתידו של העסק. בעלי עסקים רבים מרימים ידיים עוד בתחילת תהליך הרכבת תוכנית התקציב, מתוך אמונה שאת מרבית האלמנטים של התוכנית, לא יוכלו לעולם לחשב במדוייק.
האם באמת הגדרת עתידו הכלכלי של העסק איננה אפשרית? להיפך! בניית תוכנית תקציב היא לא רק אפשרית, אלא גם הכרחית להבטחת תפעולו התקין של העסק.
הפקת המירב מתוכנית התקציב
בעל עסק המוביל את עסקו לתוך העתיד ללא תוכנית עסקית, משול לרועה צאן שמהלך עם עדרו כשעיניו מכוסות. החשיבות האדירה שיש לראייה מפוכחת של ההזדמנויות והסכנות הצפונות בעתיד זוכים לפתרון מקיף ובטוח, באמצעות תוכנית התקציב. עסק המכיר בהוצאות ובהכנסות הפונטציאליות לשניים-עשר החודשים הקרובים, לפי חודש, לא זוכה לערובה של דיוק, אך ללא ספק נהנה מן השלווה של עסק בנוי ומתפקד כהלכה.
בזכות תוכנית התקציב יכול בעל העסק לזהות הכנסות פוטנציאליות והזדמנויות השקעה והתפתחות לעסק. זיהוי ההכנסות העיקריות מן העבר, כמו גם התחומים המבוקשים על ידי קהל היעד, יכולים בתורם להעיד על כיוונו העתידי של העסק. כך יכול בעל העסק לקבוע יעדים ומטרות עתידיים לעסק בתבונה. ניתוח קפדני של מצב ההכנסות הנוכחי של העסק מבטא את פוטנציאל הרווחים העתידי שלו היטב.
כמו כן, מעקב שוטף אחר הוצאות העסק, מאפשר ניחוש מחושב של סדר גודלן של ההוצאות העתידיות. אם נניח שבמסגרת תכנית התקציב מייעד בעל העסק תקציב עתיר לשיווק לקהל יעד מסויים, ומצפה לעלייה בהכנסות בהתאם, כך יכול גם להגדיר בקלות את ההוצאות המלוות את התפתחותו של העסק.
מדע מדויק או שיעור מחושב?
חשוב לציין, כי בניית והגדרת תוכנית תקציב עתידית אכן, איננה מדע מדויק; ישנן שלל הוצאות בלתי צפויות שיתכנו במהלך שנה, כמו גם תפניות מפתיעות במפה העסקית. על כן, חישוב תוכנית התקציב איננה מביאה למספר מדוייק ומוחלט, אלא לטווח מספרים משוער. על בעל העסק המרכיב את תוכנית התקציב לעסק שלו, לשמור תמיד על טווח של כ-9% בכל אחד מהנתונים אותם מסיק, ביעדי הרווחיות, כמו גם בצפי ההוצאות.
תוכנית התקציב העסקית מבוצעת לרוב אחת לשנה, בחתך לפי חודשים. תוך התבססות על תפעולו של העסק לאורכם של החודשים האחרונים, יכול בעל העסק לקרוא את התמונה הכלכלית של מצב העסק הנוכחי בבהירות, ולהסיק מכך את צעדיו הבאים. בניתוח החודשים האחרונים, יכול בעל העסק גם לזהות נזילה של משאבים, או תחומים הזקוקים לתקציב ולפיתוח.
בעלי עסקים מיומנים ומנוסים יעידו שערכה של תוכנית התקציב לא יסולא בפז: ההבדל בין עסק מתפקד עם עתיד ברור לבין עסק מקרטע עם עתיד מעורפל טמון בתוכנית תקציב בנויה כהלכה. בניית התקציב עצמה הינה תהליך פשוט, בה במידה שהוא קוסט-אפקטיבי.
עם אצבע על הדופק
בזכות בניית תוכנית תקציב, זוכה בעל העסק לשליטה מירבית בעסקו והבנת מצבו הפיננסי של העסק על בוריו. כך, גם במהלך השנה בעת שמתרחשים אירועים בלתי צפויים, יכול בעל העסק המחושב, להשיב עליהם בקלות ובמהרה. כל זאת, בזמן שעסק "עיוור" ימעד ויכשל אל מול השינוי הראשון אליו אין העסק מוכן כיאות.
בניית תוכנית התקציב היא שלב בסיסי ביותר בקביעת יעדיו ומטרותיו העתידיים של העסק, זאת כיוון שבלעדי תוכנית כזו, מהלך לו העסק שולל אל תוך הבלתי נודע. זוהי, אולי, פילוסופיה מעניינת לחיים, אך בעולם העסקים אין בכך אלא איוולת. אמנם נחוץ קורטוב של מזל להצלחתו של עסק, אך אין בכך לומר כי על המזל לבדו מסתמך בעל העסק הנבון.
בזכות תוכנית תקציב בנויה כהלכה, יכול בעל העסק, לא רק להבטיח את תפקודו התקין של העסק והתמודדותו המוצלחת אל מול קשיים אפשריים, אלא גם לאפשר את התפתחותו של העסק בהתאם ליעדיו ולמטרותיו. עסק בעל תוכנית תקציב מדוקדקת מבטיח לעצמו את מלוא הסיכויים להצלחה, התפתחות ושגשוג כלכלי.